Das Wichtigste in Kürze
Zwei Szenarien, zwei Prozesse: Ein offener Posten entsteht entweder, weil ein Beleg fehlt, oder weil eine Zahlung aussteht. Beide erfordern unterschiedliche Kommunikationswege mit dem Mandanten.
OPOS ist DATEV-Pflicht: Wer OPOS-Buchhaltung in DATEV aktiviert, erschließt erst den Automatisierungsservice Rechnungen und den Automatisierungsservice Bank, die Grundlage für automatischen Zahlungsabgleich.
Manuell wird es nicht besser: Eine schlecht gepflegte OPOS-Liste kann nachträgliche Bereinigungsarbeit von mehreren Wochen bedeuten. Der Aufwand wächst mit jedem übersprungenen Monat.
KI-Agenten von Steuerboard übernehmen die Prozesskette: Der Collect Agent erkennt fehlende Positionen aus DATEV-Daten und übernimmt die Mandantenkommunikation. Der Signals Agent wertet dieselben Daten für proaktive Beratungsanlässe aus.
Am zehnten des Monats öffnet sich die OPOS-Liste. Für viele KanzleimitarbeiterInnen bedeutet das: mehrere Stunden manuelle Arbeit, jeden Monat wieder. Wer hat noch keinen Beleg nachgereicht? Wer hat eine Rechnung gestellt, für die noch keine Zahlung eingegangen ist? Die Antwort steckt irgendwo in einer Liste, die Mandanten selten intuitiv lesen können, und die im Team je nach MitarbeiterIn unterschiedlich gepflegt wird. Die Offene-Posten-Buchhaltung zu automatisieren, ist deshalb für viele Kanzleien eine operative Notwendigkeit.
Belegabgleich und Mahnwesen: Was hinter offenen Posten (OPOS) steckt
Ein offener Posten ist jede Forderung oder Verbindlichkeit, die noch nicht durch eine Zahlung ausgeglichen wurde. Die Offene-Posten-Buchhaltung erfasst diese Positionen systematisch auf Personenkonten und ermöglicht so den laufenden Überblick über Debitoren und Kreditoren. Dahinter stecken in der Praxis zwei grundverschiedene Szenarien, die unterschiedliche Reaktionen erfordern.
Das erste Szenario: Es liegt eine Buchung oder Zahlung vor, aber der zugehörige Beleg fehlt. In DATEV buchen viele Kanzleien solche Positionen auf Durchlaufkonten wie Konto 1370 oder 1590, bis der Beleg nachgereicht wird.
Das zweite Szenario: Ein Beleg ist vorhanden, aber die Zahlung steht noch aus. Hier greift das Mahnwesen, also ein anderer Kommunikationsweg mit anderen Fristen und einem anderen Ton gegenüber dem Mandanten.
Ob eine Kanzlei dabei mit der OPOS-Liste oder mit Sachkonten arbeitet, hängt von der eigenen Praxis ab. Beides ist möglich, beides kombinierbar. Entscheidend ist, dass der Abgleich zuverlässig und konsistent erfolgt.
Gut zu wissen
Die Offene-Posten-Buchhaltung ist nach § 146 Abs. 5 der Abgabenordnung zulässig, wenn sie den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Sie ersetzt die klassische Durchlaufbuchung und gilt als moderne Alternative für buchführungspflichtige Unternehmen.
Was macht offene Posten in der Steuerkanzlei zum Problem?
Das Problem liegt weniger im Konzept der OPOS-Buchhaltung als in der praktischen Bearbeitung. Jeden Monat nach Buchungsperiodenschluss beginnt dieselbe Runde: OPOS-Liste aufrufen, exportieren, aufbereiten, Mandanten anschreiben, warten, bei fehlender Reaktion nachhaken. Kein automatischer Workflow, keine einheitliche Vorgehensweise. Wie die Digitalisierung in der Steuerberatung zeigt, liegt genau hier erhebliches Automatisierungspotenzial:
Koordinationsaufwand: Wer ist zuständig für welchen Mandanten? Wer hat bereits nachgehakt, wer noch nicht?
Inkonsistenz im Team: Ältere und jüngere Mitarbeitende pflegen OPOS-Listen unterschiedlich. Ob fehlende Belege auf Konto 1370 oder direkt auf der OPOS-Liste gebucht werden, variiert je nach Gewohnheit.
Mandanten verstehen die Liste nicht: Die rohe OPOS-Liste ist für Mandanten schwer lesbar. Kanzleien müssen sie exportieren, aufbereiten und erklären, bevor der Mandant überhaupt weiß, was er einreichen soll.
Kosten steigen mit jeder Verzögerung: Ein fehlender Beleg kostet eine Kanzlei in der Bearbeitung etwa 5 Euro, gerechnet auf Koordination, Kommunikation und Nachfassen. Bei zehn fehlenden Belegen pro Mandant summiert sich das schnell.
Insbesondere durch den Fachkräftemangel in Steuerkanzleien sind Automatisierungen der Hebel, um Prozesse zu optimieren und Kapazitäten zu schaffen.
OPOS-Buchhaltung als Voraussetzung für DATEV-Automatisierung
Wer OPOS-Buchhaltung konsequent führt, erschließt damit gleichzeitig die DATEV-eigene Automatisierungsinfrastruktur. Der DATEV Automatisierungsservice Rechnungen setzt OPOS-Buchhaltung, SKR03 oder SKR04, Basiswährung Euro und die Bearbeitungsform Standard in Belege Online voraus. Wer diese Voraussetzungen erfüllt, kann digitale Ein- und Ausgangsrechnungen automatisch buchen lassen. Der DATEV Automatisierungsservice Bank ordnet eingehende Zahlungen bestehenden offenen Posten automatisch zu und gleicht sie aus. DATEV selbst hält dazu fest: Ohne OPOS ist die Zukunft von DATEV Rechnungswesen für Kanzleien nur eingeschränkt nutzbar.
Was DATEV mit diesen Services nicht abdeckt, ist der Kommunikations- und Abgleichprozess mit dem Mandanten: Wer schreibt an wen, wann, mit welchem Link, und wie reagiert das System auf eine Antwort wie „Ich reiche das nächste Woche nach"? Es eignen sich zwar mehrere KI-Tools für DATEV, aber genau dort setzt Steuerboard mit seinen KI-Agenten an.
Experten-Tipp
präsentiert von
Jakob Brandt
„Die meisten Kanzleien wissen gar nicht, wie viel Zeit die OPOS-Bearbeitung wirklich kostet. Wir sehen das immer wieder: Ein fehlender Beleg ist fünf Euro, zehn Belege sind fünfzig Euro, und das jeden Monat bei jedem Mandanten. Das addiert sich zu einem echten Kostenfaktor, der sich mit dem richtigen Ablauf vollständig vermeiden lässt."
OPOS-Bearbeitung, Belegabgleich, Beratungsanlässe: Das übernehmen KI-Agenten von Steuerboard
Steuerboard hat zwei KI-Agenten, die unterschiedliche OPOS-Aufgaben übernehmen: der Collect Agent für den Beleg- und Zahlungsabgleich, der Signals Agent für die Auswertung von OPOS-Daten als Beratungsanlass. Beide greifen direkt auf die DATEV-Buchhaltungsdaten zu und arbeiten ohne manuellen Anstoß.
DATEV-Daten auslesen, fehlende Positionen identifizieren
Der Collect Agent liest DATEV-Daten direkt aus und identifiziert fehlende Positionen, entweder über Sachkonten wie 1370 oder 1590 oder über die OPOS-Liste. Auf Buchungsebene unterscheidet er dabei: Fehlt ein Beleg zu einer Buchung, oder fehlt eine Zahlung zu einem vorhandenen Beleg? Diese Klassifikation entscheidet, welcher Kommunikationsweg gegenüber dem Mandanten ausgelöst wird.
Kanzleien konfigurieren pro Mandant, welcher Weg genutzt wird. Der Trigger läuft entweder manuell auf Abruf, geplant zu einem festen Datum im Monat oder nach Buchungsperiodenschluss, ganz ohne manuellen Anstoß.
Mandant kontaktieren, Upload auslösen, Vollständigkeit prüfen
Hat der Collect Agent fehlende Positionen identifiziert, schickt er dem Mandanten einen personalisierten Link per E-Mail oder SMS. Kein DATEV-Login, keine Portalregistrierung: Der Mandant klickt, sieht eine Uploadoberfläche im Kanzlei-Design und erkennt direkt, welche Belege oder Informationen fehlen. Ausschließlich die für ihn relevanten Positionen sind aufgelistet, nicht die gesamte OPOS-Liste.
Nach dem Upload prüft der Agent die Vollständigkeit automatisch: korrekte Anzahl, Betrag, Datum. Fehlt ein Dokument oder ist es unvollständig, fragt der Agent nach. Schreibt der Mandant „Bin noch zwei Wochen im Urlaub", plant der Agent den nächsten Kontakt eigenständig um. Die Kanzlei muss nicht manuell eingreifen. Die Kontrolle bleibt; die Arbeit wird ausgelagert, nicht die Verantwortung.
OPOS-Daten als Grundlage für proaktive Mandantenberatung
Der Signals Agent analysiert nächtlich alle abgeschlossenen DATEV-Buchungsdaten, einschließlich der OPOS-Daten. Er erkennt dabei kritische Kennzahlen wie einen DSO-Wert (Day Sales Outstanding) über einem definierten Schwellwert, also eine Forderungslaufzeit, die auf Liquiditätsprobleme beim Mandanten hinweist. Ebenso erkennt er allgemeine Liquiditätswarnungen, die direkt mit ausstehenden Forderungen zusammenhängen, und bereitet daraus proaktive Beratungsanlässe auf.
KanzleimitarbeiterInnen sehen morgens, bei welchen Mandanten die OPOS-Situation eine konkrete Handlungsempfehlung auslöst. Der Agent erbringt dabei keine Steuerberatung und trifft keine steuerlichen Bewertungen. Die fachliche Verantwortung, die Einschätzung und die Kommunikation gegenüber dem Mandanten bleiben beim Berufsträger.
Offene Posten automatisch bearbeiten
Die KI-Agenten von Steuerboard erkennen fehlende Belege und ausstehende Zahlungen direkt aus DATEV-Daten und übernehmen die Mandantenkommunikation, ohne manuellen Eingriff.
§203 StGB-konformer Zugriff auf Mandantendaten: Was Kanzleien wissen müssen
Wer KI-Agenten auf Mandantendaten loslässt, stellt sich zu Recht die Frage nach dem EU AI Act und §203 StGB. Das Berufsgeheimnis gilt auch dann, wenn Daten an externe Systeme oder Dienstleister weitergegeben werden. Für Steuerkanzleien ist das kein theoretisches Risiko, sondern ein reales Haftungsthema.
Steuerboard adressiert das mit einer §203 StGB-konformen Verschwiegenheitszusatzvereinbarung nach §62a StBerG. Mandantendaten werden ausschließlich in Deutschland verarbeitet, auf AWS Bedrock und Hetzner-Infrastruktur. Mandantendaten werden in Deutschland verarbeitet, durch eine §203 StGB-konforme Zusatzvereinbarung geschützt und zu keinem Zeitpunkt für das Training öffentlicher KI-Modelle verwendet.
Steuerboard ist offiziell gelisteter DATEV-Schnittstellenanbieter für Online- und On-Premise-APIs. Die Anbindung erfolgt über offizielle DATEV-Schnittstellen, nicht über Umwege oder Scraping-Methoden.
Gut zu wissen
Der Deutsche Steuerberaterverband (DStV) hat im April 2026 eine Muster-KI-Anwendungsrichtlinie veröffentlicht. Für KI-Systeme, die personenbezogene Mandantendaten verarbeiten, gilt Risikostufe 3. Steuerboard erfüllt die dafür geforderten Anforderungen bereits: AVV vorhanden, §203-konforme Zusatzvereinbarung, DE-Hosting, Human-in-the-Loop.
OPOS automatisieren in der Steuerkanzlei: Steuerboard übernimmt die Prozesskette
Die Offene-Posten-Buchhaltung ist kein Randthema. Sie kostet Kanzleien jeden Monat Stunden, die an anderer Stelle fehlen. KI-Tools, die direkt auf DATEV-Daten zugreifen, können diese Prozesskette weitgehend übernehmen. Das ermöglicht Steuerboard mit derzeit zwei KI-Agenten:
Der Collect Agent übernimmt Belegabgleich und Mandantenkommunikation. Der Signals Agent wertet OPOS-Daten für proaktive Beratungsanlässe aus. Die Kanzlei behält die Kontrolle: BerufsträgerInnen prüfen, entscheiden und kommunizieren. Die Arbeit wird ausgelagert, nicht die Verantwortung.
Wer OPOS-Buchhaltung jetzt konsequent aktiviert und auf KI-Agenten setzt, erschließt gleichzeitig die volle DATEV-Automatisierungsinfrastruktur. Das ist die Grundlage für automatischen Zahlungsabgleich und automatisierte Belegverbuchung. Der Einrichtungsaufwand liegt im Bereich von Minuten, nicht Wochen. Und der erste Monat, in dem die OPOS-Liste sich ohne manuelle Eingriffe abarbeitet, zeigt schnell, was damit gewonnen ist.
OPOS-Bearbeitung ohne manuelle Eingriffe
Steuerboard ist §203-konform, DATEV-nativ und in wenigen Minuten eingerichtet. Kanzleien gewinnen damit die Kapazität zurück, die monatliche OPOS-Bearbeitung bisher gebunden hat.
Häufige Fragen
Welche DATEV-Konten nutzen Steuerkanzleien typischerweise für fehlende Belege in der OPOS-Bearbeitung?
Die meisten Kanzleien buchen fehlende Belege auf Durchlaufkonten wie Konto 1370 oder Konto 1590. Dort parken sie Buchungen, bis der zugehörige Beleg nachgereicht wird. Alternativ wird direkt über die OPOS-Liste gearbeitet, was weniger Umbuchungsaufwand bedeutet. Beides ist mit Steuerboard kombinierbar: Der Collect Agent kann sowohl Sachkonten als auch die OPOS-Liste auswerten.
Was kostet eine Steuerkanzlei die manuelle Bearbeitung offener Posten pro Monat?
Ein fehlender Beleg kostet eine Kanzlei in der Bearbeitung etwa 5 Euro, gerechnet auf Koordination, Kommunikation und Nachfassen. Bei zehn fehlenden Belegen pro Mandant summiert sich das auf 50 Euro, über ein Dutzend Mandate hinweg auf einen erheblichen Zeitaufwand pro Monat. Der eigentliche Kostentreiber ist nicht der einzelne Beleg, sondern die Wiederholung.
Wie reagiert ein KI-Agent auf OPOS-Daten, wenn Mandanten nicht antworten oder kurzfristig nicht reagieren können?
Der Collect Agent versteht Kontextantworten von Mandanten. Schreibt ein Mandant, er sei im Urlaub und reiche Belege in zwei Wochen nach, plant der Agent den nächsten Kontaktversuch entsprechend eigenständig um. Kein manuelles Eingreifen nötig. Der Mandant bekommt zur richtigen Zeit eine erneute Erinnerung, die Kanzlei muss nichts nachhalten.
Wie unterscheidet Steuerboard zwischen einem fehlenden Beleg und einer fehlenden Zahlung in der OPOS-Liste?
Der Collect Agent liest DATEV-Daten auf Buchungsebene aus und klassifiziert dabei: Liegt eine Buchung vor, zu der kein Beleg existiert, oder liegt ein Beleg vor, zu dem keine Zahlung eingegangen ist? Je nach Szenario wird ein anderer Kommunikationsweg ausgelöst. Kanzleien konfigurieren pro Mandant, ob die OPOS-Liste, ein Sachkonto oder beides ausgewertet wird.
Ist Steuerboard §203 StGB-konform, wenn es auf OPOS- und Buchungsdaten zugreift?
Ja. Steuerboard arbeitet mit einer §203 StGB-konformen Verschwiegenheitszusatzvereinbarung nach §62a StBerG. Alle Daten werden in Deutschland verarbeitet, auf AWS Bedrock und Hetzner. Kein Modelltraining auf Mandantendaten. Steuerboard ist außerdem offiziell gelisteter DATEV-Schnittstellenanbieter für Online- und On-Premise-APIs.
Wie automatisiert Steuerboard die OPOS-Buchhaltung für Steuerkanzleien?
Der Collect Agent erkennt fehlende Positionen direkt aus DATEV-Daten, übernimmt die Mandantenkommunikation und prüft die Vollständigkeit eingereichter Belege automatisch. Der Signals Agent analysiert dieselben OPOS-Daten nächtlich und erkennt daraus proaktive Beratungsanlässe wie kritische Forderungslaufzeiten oder Liquiditätswarnungen. Beide Agenten arbeiten DATEV-nativ und §203 StGB-konform.