Leistungsbeschreibung

Steuerboard Agents

Anlage 1 zum Hauptvertrag

https://steuerboard.com/legal/terms-agents

Dieses Dokument beschreibt die Leistungen der beiden KI-gestützten Agenten der Steuerboard-Plattform: den Signals Agent und den Collect Agent. Beide Agenten unterstützen Steuerkanzleien in unterschiedlichen Phasen der Mandantenbetreuung durch agentische Workflows.

1. Signals Agent

1.1 Überblick

Der Signals Agent ist ein KI-gestützter Assistent, der für Steuerkanzleien potenzielle Beratungsanlässe aus Mandantendaten (z. B. Buchhaltungsdaten) automatisiert identifiziert, kontextualisiert und für die weitere Bearbeitung aufbereitet. Ziel ist es, relevante Sachverhalte frühzeitig sichtbar zu machen und die Kanzlei bei der effizienten Bearbeitung zu unterstützen.

1.2 Funktionsumfang

Signalerkennung auf Basis agentischer Workflows

Der Signals Agent nutzt agentische KI-Workflows, um Mandantendaten kontinuierlich auf definierte Beratungsanlässe hin zu analysieren. Erkannte Signale werden den zuständigen Kanzleimitarbeitern in geeigneter Form zur Verfügung gestellt.

Automatisierte Kontextualisierung erkannter Signale

Bei Erkennung eines Signals erstellt der Agent eine strukturierte Aufbereitung des Sachverhalts. Die Aufbereitung kann insbesondere folgende Elemente umfassen:

• Auswertung der dem Signal zugrunde liegenden Daten

• Berücksichtigung historischer Signale und Entwicklungen des Mandanten

• Einbezug kanzleiweiter Muster und vergleichbarer Fälle

• Abgleich mit externen Datenquellen (z. B. Handelsregister), soweit verfügbar und sachdienlich

• Berücksichtigung bisheriger Kommunikation und Arbeitsstände zum jeweiligen Signal

• Formulierung gezielter Rückfragen, sofern für die weitere Bearbeitung menschliches Fachwissen erforderlich ist

Art, Umfang und Zusammensetzung dieser Analyseschritte können sich im Rahmen der Produktweiterentwicklung ändern.

Interaktive Weiterbearbeitung

Nutzer können mit dem Signals Agent im Kontext eines Signals interagieren, Rückfragen stellen und weiterführende Analysen anstoßen. Der Agent berücksichtigt dabei den bisherigen Bearbeitungsverlauf.

Zusammenarbeit im Team

Die Plattform unterstützt die Zusammenarbeit mehrerer Nutzer zu einem Signal, etwa durch gemeinsame Diskussions- und Bearbeitungsmöglichkeiten.

Darstellung in der Kanzleiumgebung

Signale und zugehörige Informationen werden den Nutzern in einer geeigneten Oberfläche (z. B. Dashboard) dargestellt.

Anbindung an Datenquellen

Der Signals Agent kann an relevante Datenquellen der Kanzlei angebunden werden, um die erforderlichen Eingangsdaten zu beziehen. Verfügbare Anbindungen richten sich nach dem jeweils aktuellen Produktstand und umfassen derzeit u. a.:

• Anbindung an DATEV Accounting (Buchhaltungsdaten)

• Anbindung an DATEV Stammdaten

1.3 Grenzen der Leistung

Der Signals Agent erbringt keine Steuerberatung im Sinne des StBerG. Er trifft keine steuerlichen Bewertungen und ersetzt keine Tätigkeit, die dem Steuerberater berufsrechtlich vorbehalten ist. Die Verantwortung für die fachliche Bewertung, die rechtliche Würdigung und die Kommunikation gegenüber dem Mandanten liegt stets beim Nutzer bzw. der Kanzlei. Ausgaben des Agenten sind als Arbeitshilfe zu verstehen und vor Verwendung durch fachkundiges Personal zu prüfen.

2. Collect Agent

2.1 Überblick

Der Collect Agent unterstützt Steuerkanzleien bei der strukturierten und effizienten Einholung steuerlich relevanter Informationen und Dokumente von Mandanten. Durch KI-gestützte, agentische Workflows sowie eine einfach zu bedienende Mandantenoberfläche wird der Informationsfluss zwischen Kanzlei und Mandant beschleunigt und weitgehend automatisiert.

2.2 Funktionsumfang

Agentische Workflows zur Belegsammlung

Der Collect Agent nutzt agentische KI-Workflows, um den Prozess der Informations- und Belegsammlung in den relevanten Schritten zu automatisieren und zu unterstützen. Die eingesetzten KI-Komponenten können dabei insbesondere folgende Aufgaben übernehmen:

• Automatisierte Zuordnung hochgeladener Dateien zu angeforderten Belegen auf Basis von Inhalt und Struktur der Dokumente

• Bewertung der Zuordnungssicherheit und Markierung unklarer Fälle zur manuellen Prüfung

• Berücksichtigung, dass mehrere Dateien gemeinsam einen angeforderten Beleg abdecken können

• Automatisierte Einschätzung, ob und wann Mandanten an ausstehende Unterlagen erinnert werden sollten, unter Einbezug von Faktoren wie bisherigem Verhalten, Bearbeitungsfortschritt, Fristen und mandantenseitigen Hinweisen

• Klassifikation von Mandantenrückmeldungen und -notizen hinsichtlich ihrer Bedeutung für den weiteren Bearbeitungsstatus

Art, Umfang und Zusammensetzung dieser KI-gestützten Analyseschritte können sich im Rahmen der Produktweiterentwicklung ändern.

Automatisierte Informationsanforderung

Der Collect Agent ermittelt auf Basis der verfügbaren Eingangsdaten, welche Unterlagen und Informationen für die laufende Bearbeitung benötigt werden, und fordert diese strukturiert beim Mandanten an.

Intelligente Nachverfolgung

Offene Anforderungen werden automatisiert nachverfolgt. Der Agent kann Mandanten eigenständig an ausstehende Unterlagen erinnern und den Bearbeitungsstatus für die Kanzlei transparent machen. Umfang und Logik der Nachverfolgung (z. B. Häufigkeit, Timing, Eskalationswege) richten sich nach dem jeweils aktuellen Produktstand.

Mandantenseitiger Upload

Mandanten erhalten einen einfachen, nach dem Stand der Technik geschützten Zugang zur Bereitstellung von Dateien und Informationen – ohne eigenen Account oder Softwareinstallation. Für den jeweiligen Vorgang wird ein personalisierter Zugang bereitgestellt, über den Belege und Dokumente direkt hochgeladen werden können (z. B. per Browser, Desktop oder Smartphone).

Geführter Upload-Prozess

Der Mandant wird im Upload-Prozess geführt und darüber informiert, welche Dokumente und Informationen benötigt werden. Der Bearbeitungsstand und offene Punkte werden transparent dargestellt.

Mandantenseitige Kommunikation

Mandanten können im Rahmen des Prozesses Hinweise und Notizen hinterlegen (z. B. zum aktuellen Bearbeitungsstand auf ihrer Seite). Diese Rückmeldungen werden im weiteren Workflow berücksichtigt.

Anbindung an Datenquellen und Fachsysteme

Der Collect Agent kann an relevante Datenquellen und Fachsysteme der Kanzlei angebunden werden, um benötigte Anforderungen abzuleiten und Bearbeitungsstände abzugleichen. Verfügbare Anbindungen richten sich nach dem jeweils aktuellen Produktstand und umfassen derzeit u. a.:

• Anbindung an DATEV Accounting (Buchhaltungsdaten)

• Anbindung an DATEV Belege online

• Anbindung an DATEV Stammdaten

2.3 Grenzen der Leistung

Der Collect Agent erbringt keine Steuerberatung im Sinne des StBerG. Er trifft keine steuerlichen Bewertungen und ersetzt keine Tätigkeit, die dem Steuerberater berufsrechtlich vorbehalten ist. Die fachliche Prüfung, Bewertung und Freigabe der eingeholten Unterlagen und Informationen obliegt stets der Kanzlei. Automatisierte Zuordnungen, Erinnerungen und Klassifikationen sind als unverbindliche Arbeitsunterstützung zu verstehen und können durch die Kanzlei überprüft und angepasst werden.

3. Technische Voraussetzungen

Für die vertragsgemäße Nutzung der Plattform hat der Auftraggeber auf seiner Seite folgende technische Mindestvoraussetzungen sicherzustellen:

• Endgerät (z. B. Desktop, Laptop, Tablet oder Smartphone) mit einem gängigen, vom Hersteller aktuell unterstützten Betriebssystem

• Aktueller, vom jeweiligen Hersteller unterstützter Webbrowser in einer aktuellen Version

• Stabile Internetverbindung mit für die Nutzung webbasierter Anwendungen geeigneter Bandbreite

• Für die Nutzung einzelner Anbindungen und Integrationen (z. B. DATEV) können zusätzliche Voraussetzungen auf Seiten des Auftraggebers bestehen, etwa entsprechende Zugänge, Lizenzen oder Authentifizierungsmittel

Die konkreten technischen Voraussetzungen können sich im Rahmen der Produktweiterentwicklung ändern. Steuerboard wird den Auftraggeber über wesentliche Änderungen in geeigneter Form informieren.

4. Weiterentwicklung

Steuerboard entwickelt den Signals Agent und den Collect Agent kontinuierlich weiter. Einzelne Funktionen, KI-Komponenten, Analyseschritte, Automatisierungslogiken, Datenquellen und Darstellungsformen können im Rahmen dieser Weiterentwicklung angepasst, ersetzt oder entfernt werden, sofern der beschriebene Leistungszweck weiterhin erfüllt wird.