Über
Aus dem Start als Einzelkämpfer ist in kurzer Zeit eine schlagkräftige Steuerberatungsgesellschaft gewachsen: Heute wird die INNOVA von den Gesellschafter-Geschäftsführern Frank Heesen und Martin Strohe geführt und durch drei weitere erfahrene Steuerberater ergänzt. An mehreren Standorten betreut das Team Mandanten unterschiedlichster Größenordnungen – von unternehmerisch geprägten Mittelständlern bis hin zu komplexen nationalen und internationalen Strukturen.
Standort
Mönchengladbach - Düsseldorf - Kempen, Nordrhein-Westfalen
Gegründet
2001
Teamgröße
25
Nutzung seit
Oktober 2024
Herausforderung
Über die eigene Cloud-Lösung können nur Mandantendaten gespeichert und ausgetauscht werden. Die Übertragung in DATEV läuft umständlich.
Lösung
Eine Lösung, die über Data Sharing hinaus weitere Funktionen anbietet und eine Schnittstelle zur DATEV integriert.
Ergebnisse
flüssigere Abläufe der Arbeitsprozesse
schnelle Kommunikationswege
für Mandanten einfacher Upload von Belegen und Dokumenten
Wunsch nach Optimierung
"Steuerboard vereint Cloud-Funktionalitäten mit Chat- und Nachrichtenfunktionen und ist durch seine DATEV Schnittstelle eine echte Bereicherung und Erleichterung im Arbeitsalltag. Die Zusammenarbeit mit Mandanten funktioniert einfach und reibungslos."
Von Beginn an legte Frank Heesen bei seiner Kanzlei Wert auf technologischen Fortschritt. Der Steuerberater setzte frühzeitig einen eigenen Server mit Cloud-Lösung ein, über die zentral Mandantendaten gespeichert und ausgetauscht werden können.
Die digitale Lösung unterstützte im Kanzleialltag, ihre Funktionen waren jedoch auf das reine Data Sharing beschränkt. Belege und Daten mussten erst aus der Cloud heruntergeladen oder kopiert und anschließend in das DMS eingepflegt werden.
Mit der DATEV Schnittstelle bei Steuerboard entfallen umständliche Down- und Upload-Vorgänge. Belege, die die Mandanten im Portal hochladen, können die Angestellten nun direkt mit einem Klick in die DATEV Programme exportieren.
Nahtlose Integration in den Kanzleialltag
Sowohl die Angestellten als auch die Mandanten sind es bereits gewohnt, digital zu arbeiten. Über Steuerboard läuft die Zusammenarbeit mit unseren Mandanten grundsätzlich viel flüssiger, sagt Frank Heesen. Gerade beim Jahresabschluss und der Finanzbuchhaltung sei das Portal intensiv in die Arbeitsprozesse integriert.
Belege und Dokumente lassen sich unkompliziert bei Steuerboard hochladen und verwalten. Ordnerstrukturen und die Kategorisierung durch Labels schaffen Übersicht. Auch Mandanten, die nur jährlich im Rahmen der Einkommensteuererklärung Hilfe benötigen, werden problemlos in Steuerboard angelegt und bearbeitet, so Frank Heesen.
Statt über verschiedene Kanäle zu kommunizieren, nutzen die Angestellten und Mandaten die Chat-Funktion für eine schnelle sachbezogene Klärung. Das Aufgaben-Feature reduziert zudem Rückfragen und bringt Beschleunigung in den Austausch. Mit der Kommentarspalte und einer Checkliste lässt sich der aktuelle Status dokumentieren, was für beide Seiten Transparenz schafft.
Über die digitale Signatur werden Unterschriften in der Kanzlei nicht nur vereinheitlicht, sondern auch Wartezeiten minimiert. Im Portal kann die Kanzlei sich jetzt "[…] einfach schnell eine Freigabe für die Offenlegung eines Jahresabschluss einholen."
Akzeptanz auf beiden Seiten
"DATEV und Steuerboard laufen bei uns parallel. Die DATEV läuft jedoch vorrangig im Hintergrund. Die Mandanten nutzen Steuerboard, weil die Anwendung intuitiver und die Akzeptanz größer ist."
Mit Einsatz von Steuerboard hat sich die mandantenseitige Nutzung von DATEV verschoben, sagt Frank Heesen. Gerade kleinere und mittlere Mandanten hinterlegen Belege und Dokumente nicht mehr über Unternehmen online, sondern ausschließlich in Steuerboard.
Einerseits sei es kostengünstiger, wenn die Einbettung der Daten in DATEV durch die Kanzlei erfolgt und nicht aktiv durch den Mandanten selbst. Andererseits falle der Upload im Portal leichter, da die Benutzeroberfläche von Steuerboard intuitiver gestaltet sei.
Für seine Angestellten und seine Mandanten hat Frank Heesen das passende Tool gefunden. Der Steuerberater empfiehlt, verschiedene Marktanbieter zu vergleichen und eigene Anforderungen bei der Entscheidung zu berücksichtigen. Die Lösungen seien zwar in ihren Grundstrukturen ähnlich aufgebaut, setzen jedoch unterschiedlichen Fokus bei ihren Features.
Bei Steuerboard überzeugen der Preis und die passenden Integrationen. Die Kanzlei profitiert von fließenden Prozessen und einer Beschleunigung im Alltagsbetrieb. Die Mandanten schätzen die Dokumentation beim Austausch und einfachen Upload-Möglichkeiten. "Und ein einmal etabliertes System tauscht man dann nicht mehr einfach aus."