Über
Seit über 70 Jahren betreut BW PARTNER mittelständische Unternehmen, wachstumsorientierte Start-ups und vermögende Privatpersonen. An gegenwärtig elf Standorten bieten mehr als 300 MitarbeiterInnen und rund 80 BerufsträgerInnen die Kompetenz und das Know-how für eine umfassende Gesamtbetreuung rund um Steuern, Beratung und Prüfung.
Standort
Stuttgart, Mannheim, Reutlingen, Göppingen, Frickenhausen, Oberndorf, München, Berlin, Baden-Baden, Herrenberg, Rottweil
Gegründet
2008
Teamgröße
300
Nutzung seit
Herausforderung
Das ursprüngliche Mandantenportal ist rudimentär aufgebaut und weist diverse Schwächen auf.
Lösung
Ein Tool, das die interne Zusammenarbeit vereinfacht, klare Administrationsrechte vergibt und eine Struktur in den Mandantenaustausch bringt.
Ergebnisse
transparente Kommunikationsprozesse zwischen Kanzlei und Mandant
strukturierter Austausch durch klare Aufgabenordnung
Übersichtlichkeit für teaminterne Zusammenarbeit
Wunsch nach ganzheitlicher Abbildung
Bedingt durch die Corona-Pandemie suchte die Kanzlei nach einer Cloudlösung, um große Datenmengen sicher übertragen zu können. Die eingesetzte Plattform bot klassische Dropbox-Funktionalitäten, wies jedoch Mängel in der Usability auf. Während mit steigender Datenmenge weiterer Upload erschwert wurde, führte das eingeschränkte Usermanagement zu Zugriffsproblemen.
Die Kommunikation mit den Mandanten verlief weiterhin per Mail. Die interne Aufgabenverwaltung erfolgte über Excel-Listen, wodurch einerseits Übersicht im Austausch fehlte und andererseits eine Nachverfolgung stets mit Aufwand verbunden war.
Das Aufgaben-Feature bei Steuerboard ist eine enorme Arbeitserleichterung, ich möchte nicht mehr ohne arbeiten. Ich kann auf einen Schlag viele Informationen einholen und der Mandant hat eine übersichtliche Liste, die abgehakt werden kann.
Mit Steuerboard hat die Kanzlei nicht nur die Möglichkeit, uneingeschränkt sensible Daten auszutauschen, sondern alle mandatsbezogenen Prozesse zentral abzubilden. Bei der täglichen Mailflut im Postfach gehen Anfragen leicht unter und man verliert den Überblick, sagt Stephan Kraft. Die Verlagerung in Steuerboard bringt Struktur und erlaubt einen transparenten Austausch.
Eine große Entlastung sieht Stephan Kraft in den Aufgaben. Insbesondere bei sich stetig wiederholenden Anforderungen, wie etwa beim Jahresabschluss oder der Wirtschaftsprüfung, seien Aufgabenvorlagen wertvoll. Auch in IT- und Audit-Angelegenheiten beschleunigen Anforderungslisten die Informationsbeschaffung.
Aufgaben als Strukturbringer
Überraschenderweise nutzen gerade die Mandanten, bei denen wir es am wenigsten erwartet hätten, bei denen die Kommunikation grundsätzlich schwieriger lief oder die gerne an gewohnten Abläufen festhielten, das Portal intensiv.
Statt langer E-Mail-Ketten erfolgen Absprachen direkt an der jeweiligen Aufgabe. Über die Kommentarspalte können zusätzliche Informationen beigefügt oder Rückfragen geklärt werden. Beide Seiten vermitteln über die Checkliste den aktuellen Bearbeitungsstatus.
Mit den Aufgaben hat sich das Upload-Verhalten verändert. Die Mandanten reichen Anforderungslisten jetzt nicht mehr erst bei Vollständigkeit ein, sondern hinterlegen Unterlagen portionsweise. Die Kanzlei kann infolgedessen früher mit der Bearbeitung beginnen.
Bei Steuerboard arbeiten die Klienten aktiv mit uns zusammen, sagt Stephan Kraft. Sie loggen sich entweder eigenständig in das Portal ein oder werden bei Neuigkeiten automatisch benachrichtigt. Die Übersicht helfe ihnen, sich selbst besser zu organisieren und offene Themen leichter abzuarbeiten.
Sicherlich gibt es gelegentlich noch immer den ein oder anderen Mandanten, der Anfragen auch im Portal ignoriert, so Stephan Kraft. Im Steuerboard sehe man jetzt allerdings sofort, woran eine Weiterbearbeitung hakt, und kann dies intern kommunizieren.
Grundsätzlich erfolgt die Zusammenarbeit reibungslos. Gerade bei den Fristsetzungen zeigen sich die Erfolge eines gemeinsamen Dashboards. "Es ist Wahnsinn, wie sehr die Mandanten Fristen berücksichtigen. Da konnten wir vorher noch so viele Mails und Erinnerungen herausschicken."
Weniger ist mehr
Ein Portal braucht nicht unendlich viele Features, sondern nur die, die im daily business unterstützen und bei der Arbeit entlasten, die Nerven und Zeit kosten.
Nahezu die gesamte Interaktion wurde auf das Portal verlagert, was beiden Seiten gleichermaßen Vorteile bietet. Es sei jedoch auch auf die benutzerfreundliche Oberfläche zurückzuführen, dass sowohl die Angestellten als auch die Mandanten Steuerboard engagiert nutzen. Von Beginn an haben die minimalistische Struktur und die intuitive Bedienung des Tools überzeugt.
Die einfache Usability hat die Umstellung erleichtert und die allgemeine Akzeptanz gefördert. Das Tool ist nicht overengineered, sondern verfolgt eine klare Idee, so Stephan Kraft. Zuständigkeiten und Zugriffsrechte sind klar definiert. Das Feature-Set beschleunigt aufwendige Prozesse und leistet an den richtigen Stellen Abhilfe.
Auch innerhalb des Teams läuft die Kommunikation über das Portal fließender. Da bei BW PARTNER die verschiedenen Bereiche ineinander übergreifen, war eine interdisziplinäre Lösung obligatorisch. Mit Steuerboard können flächendeckend Abläufe abgebildet werden, sodass Kolleginnen und Kollegen leichter in Themen instruiert werden.
Stephan Kraft empfiehlt, Lösungen einfach auszuprobieren, statt sie zu zerdenken. Ein Tool vollumfänglich zu nutzen, brauche Zeit und die richtigen Multiplikatorfiguren innerhalb der Kanzlei. Jedoch merke man schnell, ob die gewählte Lösung die geeignete sei oder nicht. In Steuerboard hat BW PARTNER einen effektiven Begleiter im Arbeitsalltag gefunden.